Tietosuojaseloste

Howdy Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä muuta kulloinkin soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Howdyn tarjoamien palvelujen yhteydessä käsiteltäviin yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoihin, työnhakijoihin sekä yhteydenottolomakkeen kautta yhteystietonsa jättäviin henkilöihin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty.

Rekisterinpitäjä 

Howdy Oy, Y-tunnus 3123214-6, Sarvikatu 28 A, 15950 Lahti (jäljempänä ”Howdy” tai ”yritys” tai ”me”).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Anne Aaltonen, Sarvikatu 28 A, 15950 Lahti, anne.aaltonen@howdy.fi, 040 500 6535.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Asiakasyrityksen henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Howdyn ja Howdyn yritysasiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Käsittelemme yritysasiakkaan edustajien sekä nettisivuille yhteystitonsa jättävien henkilöiden henkilötietoja ensisijaisesti seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Yhteydenpito asiakkaan tai henkilön kanssa
  • Palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja raportointiin liittyvä viestintä
  • Asiakastutkimusten toteuttaminen liiketoiminnan kehittämiseksi
  • Laskutus
  • Markkinointiviestintä

Työnhakijatietojen käsittelyn perusteena on rekrytointiprosessin toteuttaminen ja yhteydenpito työnhakijoihin. Käsittelemme työnhakijoiden tietoja ensisijaisesti seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Yhteydenpito työnhakijoihin
  • Hakijan soveltuvuuden arvionti
  • Sopivien tehtävien tarjoaminen

 Howdy voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin Howdy varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • Yritysasiakkaan edustajan perustiedot kuten nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero
  • Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot: markkinointilupa ja luvan antamisen päivämäärä, tutkimusten ja selvitysten vastaukset
  • Työnhakijan yhteystiedot, osaamis- ja kokemustiedot, koulutustiedot. Lisäksi voimme hakijan suostumuksella kerätä ja käsitellä esimerkiksi käyttäytymisen, motivaation ja soveltuvuuden arviointiin liittyviä tietoja.

Mistä saamme tietoja?

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai yritysasiakkaan edustajalta.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Rekisterinpitäjän työntekijät, jotka ovat solmineet salassapitositoumuksen, voivat käsitellä henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. Muilla rekisterinpitäjän työntekijöillä tai henkilöstöllä ei ole pääsyä henkilötietoihin.

Henkilötietojen käsittely on myös osittain ulkoistettu ulkoisille palveluntarjoajille. Rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsittelevät ulkoiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteensopivia tässä dokumentissa määriteltyjen tarkoitusten kanssa, poikkeuksena tilanteet, joissa henkilötietoja luovutetaan viranomaistarkoituksiin lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi oikeusvasteeseen vastaamiseksi).

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena henkilön nimi ja sähköpostiosoite voi siirtyä yksittäisen järjestelmätoimittajan EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella ylläpitämään palveluun, jolloin esimerkiksi Privacy Shield-järjestely turvaa EU-kansalaisen perusoikeudet kun tämän henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja sekä lukuumme toimivat ulkopuoliset palveluntarjoajat.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lainmukaiset perusteet. Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.